Facture électronique, “facture X” ou “dématérialisée”, c’est quoi ? Et surtout je dois faire quoi ?? Pas de panique on vous dit tout !
Le saviez-vous ? La facture électronique concerne toutes les entreprises, et DEVAIT devenir obligatoire à partir du 1er juillet 2024 (selon un calendrier progressif). Sauf que le 28 juillet 2023, le gouvernement a repoussé l’échéance à… plus tard 😊
Mais on vous conseille d’anticiper, au moins savoir ce qui vous attend. Alors, ça va changer quoi concrètement pour les entreprises ?
Qu’est-ce qu’une facture électronique (ou e-facture) ?
La facture électronique c’est la même chose que vos factures actuelles, ce qui change c’est le format. Un format spécifique qui permet de garantir l’identité de son émetteur, l’exactitude des informations qu’elle contient et sécuriser la donnée.
Le principe est simple : à partir d’une certaine date (qui dépend du calendrier que va nous donner le gouvernement, fonction de la taille de votre entreprise) :
- Plus de facture papier ou faite à la main sur Excel : elle seront juridiquement invalides
- Vous devrez générer vos factures à l’aide d’un logiciel compatible “facture X”
- Pour vous aucun changement : vous voyez vos factures comme d’habitude, votre outil de facturation vous les fournira en PDF
- En parallèle, l’outil de facturation enverra une version numérique de la facture sous un format spécifique (= facture X) à une plateforme agréée par le gouvernement pour que les infos (montant, client, TVA…) soient transmises à l’Etat
Vous voyez, aucune raison de s’inquiéter ! Au contraire, c’est peut être le coup de pouce qu’il vous fallait pour passer le cap de la digitalisation de vos factures. Vous n’imaginez pas le temps que vous allez gagner.
Et c’est encore plus facile avec le bon outil : si vous voulez jeter un oeil, Lisy.co propose un outil aussi simple qu’une boite mail pour générer ses factures automatiquement à partir de ses commandes.
Vous voulez creuser la question ? On entre dans le détail pour ceux que ça intéresse 🥸
Comment faire une facture électronique conforme ?
Pour qu’une facture soit conforme à la législation en vigueur, et bénéficie de cette valeur probante, elle doit être intègre, lisible et authentique.
- Intégrité : toute modification ou altération du document est impossible.
- Authenticité : l’identité de l’émetteur de la facture et les données qu’elle contient sont certifiées.
- Lisibilité : la facture est restituable à tout moment, dans un format lisible par tout système et par l’homme.
Selon ces trois critères, deux types de factures électroniques sont conformes aux exigences légales.
- La facture « au format structuré » ou facture EDI. Elle repose sur une technologie de chiffrage. Pour plus de clarté, nous n’allons pas entrer dans les détails techniques et complexes de son fonctionnement. Mais pour le définir le plus simplement possible, il s’agit de transmettre les données de facturation d’un système de gestion à un autre, dans un format spécifique : le format EDI. Ce format est standardisé et sécurisé. C’est probablement le procédé de facturation électronique le plus abouti qui existe actuellement. Pour autant, il est lourd à mettre en place et coûteux. Il est donc plutôt réservé aux grandes entreprises.
- La facture « au format hybride » ou « format mixte ». Elle prend la forme d’une facture classique, au format PDF. Il y a néanmoins une différence importante : la facture intègre un fichier de données structurées (par exemple un format XML) avec toutes les informations essentielles de la facturation (numéro et date de facture, identité et coordonnées du fournisseur et de l’acheteur, montant HT et TTC…). De cette façon, les données sont garanties lisibles, intègres et authentiques.
Pourquoi opter pour la dématérialisation des factures ?
Pour répondre aux nouvelles exigences de l’Administration fiscale, bien sûr. Mais la facture électronique présente aussi de nombreux atouts. Zoom sur les avantages de la dématérialisation.
- Optimisation des coûts
Fini, les frais de papeterie, d’impression et d’envoi. Grâce à une solution de dématérialisation, l’entreprise réalise de précieuses économies.
- Gain de temps
La gestion des factures fournisseurs et client est un processus chronophage. Avec la dématérialisation, les documents sont générés et envoyés en quelques minutes. Le destinataire n’a plus besoin d’attendre plusieurs jours pour recevoir la facture. Cette alternative contribue à réduire les délais de paiement.
- Classement et archivage simplifié
Plus besoin de conserver les documents papier dans de gros classeurs, la dématérialisation permet de stocker les factures sur des bases de données sécurisées et accessibles depuis une simple connexion internet.
- Plus écologique
La facture électronique apparaît souvent comme une alternative plus écologique. Bien sûr, l’envoi d’un e-mail et le téléchargement d’un document provoquent des émissions de CO2. Mais ces émissions sont à relativiser lorsque l’on sait que la production d’une seule feuille de papier au format A4 nécessite près de 10 litres d’eau et que l’industrie du papier est la 5ᵉ industrie mondiale la plus énergivore.
Quelle est la législation actuelle en matière de dématérialisation des factures ?
La facture électronique n’est pas une nouveauté. Certaines règles juridiques s’appliquent déjà depuis quelques années.
Ainsi, toute entreprise fournissant un service à l’État, une collectivité territoriale ou tout autre établissement public, est tenue de lui adresser une facture au format électronique. Cette obligation s’applique à toutes les entreprises, y compris les micro-entreprises. Les factures sont envoyées via une plateforme mise en place par l’État, Chorus Pro. Près de 140 millions de documents ont été échangés sur la plateforme depuis 2017.
Que prévoit la loi sur la généralisation de la facture électronique en 2024 ?
La loi prévoit de généraliser l’usage de la facturation électronique à tous les échanges entre entreprises à partir de 2024 (calendrier à venir).
Cette obligation répond à trois objectifs :
- simplifier le quotidien des entreprises en allégeant la charge administrative ;
- améliorer la détection de la fraude ;
- simplifier la compta et les déclarations de TVA
Qui est concerné par la généralisation de la facture électronique ?
À partir de 2024, le recours obligatoire à la facture électronique ne se limitera plus aux échanges avec l’État ou les collectivités publiques. Elle se généralise à toutes les opérations entre professionnels.
En principe, toutes les entreprises – quels que soient leurs tailles et leurs secteurs d’activité, sont concernées.
Trois conditions doivent néanmoins être remplies :
- Première condition : l’entreprise réalise des opérations avec d’autres entreprises, en BtoB. Pour le moment, les transactions avec des particuliers, en B to C, ne sont pas (encore) concernées par la loi.
- Deuxième condition : l’opération est réalisée sur le territoire national.
- Troisième condition : l’entreprise est assujettie à la TVA.
Quel est le calendrier de mise en place de la facturation électronique ?
Rassurez-vous : vous avez encore du temps pour vous conformer à l’obligation de facturation électronique. La mise en place de la nouvelle loi s’effectue selon un calendrier progressif.
D’autant plus que le 28 juillet 2023, ce calendrier a été annulé.
Facture dématérialisée (e-invoicing) : ce qui va changer pour les entreprises
De nouvelles mentions obligatoires à inclure sur les factures électroniques
La réglementation impose d’ajouter de nouvelles mentions sur la facture, à savoir :
- le numéro SIREN de l’acheteur ;
- la nature de la transaction effectuée : il faudra ici préciser s’il s’agit d’une livraison de bien ou d’une prestation de service ;
- l’adresse de livraison ou de réalisation de la prestation.
Une plateforme de dématérialisation pour envoyer et recevoir ses factures
C’est la grande nouveauté de cette réglementation. En vue de celle-ci, les entreprises devront adapter la gestion des factures. En effet, à partir de ce juillet 2024, pour recevoir une facture, il faudra obligatoirement passer par une plateforme de dématérialisation. Pour envoyer les factures, ce sera obligatoire dès janvier 2025 pour les entreprises de taille intermédiaire, et dès janvier 2026 pour toutes les entreprises.
Deux possibilités s’offrent aux entreprises.
– Choisir une plateforme de dématérialisation partenaire de l’administration fiscale (PDP), (c’est-à-dire homologuée par l’administration fiscale.) La plateforme se charge de convertir la facture en PDF en un format conforme aux exigences légales.
– Utiliser le portail de facturation Chorus Pro (PPF), actuellement utilisé pour les échanges avec l’État et les collectivités publiques.
Seules les plateformes de dématérialisation autorisées par l’administration fiscale pourront être utilisées pour transmettre les factures.
Source : Dématérialisation des factures obligatoires en 2024 : ce qu’il faut savoir (qonto.com)